Von der Anfrage bis zur Rechnung – automatisch.
KI-Büro.app analysiert Kundenanfragen, erstellt Angebotsentwürfe und automatisiert die weiteren Abläufe. Sie prüfen und entscheiden an den wichtigen Stellen.
KI-Büro.app entdecken- AnfrageKundenanfrage geht per E-Mail oder Formular ein.
- AngebotDie KI erstellt den Angebotsentwurf automatisch.
- AuftragBestätigt – Aufgaben und Termine sind geplant.
- RechnungDie Rechnung wird automatisch vorbereitet.
- Vorgang abgeschlossenAlle Schritte wurden dokumentiert und abgeschlossen.
Ein durchgängiger Prozess statt sieben Insellösungen
Der Kern von KI-Büro.app ist eine ununterbrochene Kette: Jede Information wird einmal erfasst und trägt bis zur Rechnung.
Kundenanfrage erfassen
Anfragen aus Formular oder E-Mail landen strukturiert im System – nichts geht verloren, nichts wird abgetippt.
KI-Analyse
Die KI liest Anliegen, Bedarf und Dringlichkeit aus und legt den Vorgang mit allen erkannten Daten an.
Angebot erstellen
Aus Bedarf, Preisen und Vorlagen entsteht ein Angebotsentwurf – Routinefälle durchlaufen die Kette automatisch.
Termin planen
Passende Termine werden aus Verfügbarkeiten und Auftragslage vorgeschlagen und eingeplant.
Personal einteilen
Verfügbares und fachlich geeignetes Personal wird intelligent zugeordnet – nach Qualifikation, nicht nach Zufall.
Auftrag nachverfolgen
Status, Änderungen und Freigaben bleiben je Vorgang nachvollziehbar – für alle Beteiligten.
Rechnung erstellen
Die Rechnung entsteht aus den Vorgangsdaten – ohne doppelte Erfassung, mit Blick auf den Zahlungsstatus.
Sie behalten die Hand am Prozess: Für jeden Schritt lässt sich festlegen, ob er automatisch läuft oder eine Freigabe erfordert. Sonderfälle erkennt das System und übergibt sie zur menschlichen Klärung.
Was KI-Büro.app abdeckt
Die Funktionsbereiche im Überblick – als Zielbild einer vollständigen Verwaltungsplattform. KI-Büro.app ist in Entwicklung; die Bereiche entstehen Schritt für Schritt und sind noch nicht produktiv verfügbar.
CRM & Anfrageverwaltung
In Entwicklung
Anfragen, Kontakte und Vorgänge an einem Ort – neue Anfragen werden KI-gestützt nach Anliegen und Dringlichkeit eingeordnet.
Angebots- & Auftragsprozesse
In Entwicklung
Vom Angebotsentwurf über Versionen bis zum Auftrag – mit Vorlagen, Preislogik und nachvollziehbarer Historie.
Termin- & Ressourcenplanung
In Entwicklung
Termine, Einsätze und Ressourcen in einer Planung – abgestimmt auf Verfügbarkeiten und Auftragslage.
Intelligente Personaleinteilung
In Entwicklung
Wer ist verfügbar, wer ist qualifiziert? Die Einsatzplanung schlägt die passende Besetzung vor.
Rechnungsstellung & Faktura
In Entwicklung
Rechnungen entstehen aus den Vorgangsdaten des Auftrags – inklusive Zahlungsstatus und offenen Posten.
Personalverwaltung
In Entwicklung
Stammdaten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen – als Grundlage für Planung und vorbereitende Abrechnung.
Warenwirtschaft & Logistik
Geplanter Ausbau
Bestände, Material und Lieferanten im Blick – als geplanter Ausbau der Plattform.
Vorbereitende Buchhaltung
In Entwicklung
Belege erfassen, zuordnen und strukturiert an Buchhaltung oder Steuerkanzlei übergeben.
Vorbereitende Buchhaltung – klar abgegrenzt
KI-Büro.app unterstützt die kaufmännischen Abläufe in Ihrem Unternehmen:
- Belegerfassung und Belegzuordnung
- vorbereitende Buchhaltung
- Zahlungsstatus und offene Posten
- Datenexport und Übergabe an Buchhaltung oder Steuerkanzlei
- Automatisierung interner kaufmännischer Abläufe
Klar abgegrenzt: KI-Büro.app leistet keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung, erstellt keine Steuererklärungen und übernimmt keine Tätigkeiten, die gesetzlich Steuerberatern oder anderen Berufsträgern vorbehalten sind. Die Anwendung bereitet Ihre Daten so auf, dass die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei einfacher wird.
Personal: von Stammdaten bis Einsatzplanung
Die Personalfunktionen greifen direkt in die Prozesskette – wer eingeplant wird, ist verfügbar und qualifiziert:
- Mitarbeiterstammdaten zentral gepflegt
- Verfügbarkeiten als Grundlage jeder Planung
- Einsatz- und Terminplanung in einem Bild
- Zuordnung nach Qualifikation
- vorbereitende Daten für Personalabrechnungsprozesse
- nachvollziehbare Freigaben und Änderungen
Automatisierung, die Sie kontrollieren
Automatisierung ist nur so gut wie die Kontrolle darüber. Deshalb ist Vertrauen kein Zusatzmodul, sondern Teil der Architektur:
Nachvollziehbare Prozessschritte
Jeder Schritt eines Vorgangs ist dokumentiert – wer, was, wann. Keine stillen Änderungen.
Konfigurierbare Freigaben
Sie legen fest, welche Fälle automatisch laufen und wo eine menschliche Freigabe erforderlich ist.
Rollen und Berechtigungen
Mitarbeiter sehen und tun genau das, was ihre Rolle vorsieht – fein abgestuft.
Datenschutz
DSGVO-konforme Gestaltung: Datensparsamkeit, klare Zwecke und Löschkonzepte gehören zum Entwurf.
Mandantentrennung
Daten verschiedener Mandanten sind strikt getrennt – die Trennung ist auf Datenbankebene verankert.
Kontrollierte Automatisierung
Die KI arbeitet innerhalb definierter Grenzen. Was sie tut, ist einsehbar und begrenzbar.
Sonder- und Fehlerfälle
Unklare oder fehlerhafte Vorgänge werden erkannt und zur menschlichen Klärung übergeben – statt still falsch verarbeitet.
Lassen Sie uns über Ihre Abläufe sprechen
Ein Gespräch genügt, um zu sehen, ob und wo sich Automatisierung bei Ihnen lohnt – unverbindlich, konkret und auf Ihre Abläufe bezogen. Sie erreichen uns auch telefonisch unter +49 163 764 7444.
